Stellenangebot

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Office Manager:in (m/w/d)

Unser Kunde ist ein weltweit agierendes Bahntechnik-Unternehmen, das seit über 140 Jahren für Qualität, Sicherheit, Kundenorientierung und Innovationskraft steht. Mit seinem umfassenden Ange-bot an Produkten und Dienstleistungen rund um den Fahrweg Schiene zählen unser Kunde in diesem Bereich zu den Weltmarktführern, ist in knapp 30 Ländern mit über 40 Produktionsstandorten vertreten und bietet weltweit integrierte Lösungen aus einer Hand an. Damit leistet unser Kunde einen wichtigen Beitrag zur sicheren und nachhaltigen Mobilität von Menschen und zum Transport von Wirtschaftsgütern. Dem Leitmotiv „enabling green mobility“ folgend, ist das Thema Nachhaltigkeit ein zentraler Baustein der Unternehmensstrategie und im Wertesystem fest verankert. Ziel uneres Kunden ist es, bis 2030 CO2-neutral zu sein.

Im Geschäftsjahr 2023 wurde mit etwa 4.000 Mitarbeitenden ein Umsatz von 1.214,3 Mio.€ erzielt.

Stellenbeschreibung

Diese Position hat zwei Ziele: Ein funktionierendes Vorstandsbüro und ein erfolgreiches Office Management inklusive aller administrativen Tätigkeiten.

Damit sind folgende Aufgaben und Verantwortlichkeiten verbunden:

  • Abwicklung interner und externer Kommunikation und Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache.
  • Planung und Organisation interner und externer Meetings – von der Terminfindung über die Einladung und Vorbereitung (z.B. Erstellung von Präsentationen, Agenda) bis zur Teilnahme mit Protokollführung und Nachbereitung
  • Proaktive Recherche von Informationen sowie Aufbereitung dieser in Entscheidungsvorlagen für den Vorstand
  • Termin- und Reiseplanung des Vorstandes
  • Empfang, Betreuung und Bewirtung von Geschäftspartnern, Kunden und Gästen
  • Büromaterial- sowie Getränkeverwaltung und -bestellung
  • Organisation und Koordination von externen Dienstleistern und Handwerkern sowie des Caterings

Besondere Anforderungen

Bildungsabschlüsse:
Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit mehrjähriger Berufserfahrung (z.B. Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement)

Berufserfahrung:
Mehrjährige Berufserfahrung

EDV-Kenntnisse:
Sehr gute MS-Office Kenntnisse

Sprachkenntnisse:
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen eine überzeugende Persönlichkeit, die vor allem folgende Fähigkeiten mitbringen sollte:

  • Ausgeprägte Serviceorientierung und guten Organisations- und Zeitmanagement
  • Strukturierte, präzise und eigenverantwortliche Arbeitsweise
  • Hohe Eigenmotivation und Begeisterungsfähigkeit
  • Ausgeprägte Sozialkompetenz, Kommunikationsfähigkeit und ein freundliches Auftreten
  • Ausgezeichnete Loyalität und Verschwiegenheit
  • Bereitschaft sich in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten
  • Schnelle Auffassungsgabe und überdurchschnittliche Belastbarkeit
  • Balancierte und positive Persönlichkeit

Benefits

Vielseitige und verantwortungsvolle Position in modernem Arbeitsumfeld in einem globalen und innovativen Unternehmen in nachhaltiger Branche.


  • Benefits wie betriebliche Altersvorsorge, Zusatzkrankenversicherung, Job Rad und Aktien-programm für Mitarbeitende
  • Strukturierte Einarbeitungsphase und eine Vielzahl an Weiterbildungsangeboten
  • Kooperation mit dem pme Familienservice
  • Zertifiziert mit dem Gütesiegel berufundfamilie
  • Top Employer Germany 2024 zertifiziert




Das Bruttojahresgehalt besteht aus einem Fixum und einem variablen Anteil. Die absolute Höhe bemisst sich nach der Kompetenz und Berufserfahrung des Kandidaten.



Der Arbeitsort liegt in einer attraktiven Großstadt in NRW.

Kontakt

Bei Rückfragen zu dieser Position steht Ihnen Sarah Kruse unter +49 211-749 686-35 gerne jederzeit zur Verfügung.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!