Stellenangebot

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General Affairs Administrative Assistant (m/f/d)

Unser Kunde ist ein japanischer Marktführer von Elektronikprodukten in der Automotiveindustrie. Für den neuen Standort im Zentrum Düsseldorfs sucht das Unternehmen nun einen erfahrenen und motivierten General Affairs und Administration Assistant (m/f/d), welcher bei allen möglich anfallenden (administrativen) Aufgaben tatkräftig anpacken wird und sich zusammen mit dem Unternehmen weiterentwickeln möchte.

Stellenbeschreibung

Du bist die erste Anlaufstelle für alle Aufgaben im Bereich Büroorganisation und Assistenz und übernimmst alle allgemeinen administrative Angelegenheiten.
Zu deinen Aufgaben gehört unter anderen:

  • Du unterstützt das Management bei dem Auf- und Ausbau des neuen Standortes und übernimmst die Kommunikation und ggf. Verhandlungen mit externen Dienstleistern, Behörden etc.
  • Du verbesserst die Büroorganisation durch die Entwicklung eines effizienteren Ablagesystems, Datenbankprotokolle sowie durch die Kalenderführung
  • Du übernimmst die Empfangstätigkeiten und begrüßt Kunden & Besucher und wickelst die erforderlichen Bargeld- und Kreditgeschäfte ab
  • Du übernimmst simple vorbereitende Buchhaltungaufgaben sowie die Abwicklung von Rechnungen und die Eingabe ins System in enger Zusammenarbeit mit anderen Dienstleistern
  • Du betreust Kunden und Lieferanten (Telefon und E-Mail) in Bezug auf Produkte, Kundenanfragen, Werbeaktionen und Bestellungen
  • Du erstellst wöchentliche und monatliche Berichte mit den Verkaufszahlen und der Kundenhistorie
  • Du planst und organisierst Geschäftsreisen und Meetings des Management

Besondere Anforderungen

  • Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Japan-Bezug
  • Alternativ: Hohe Japan-Affinität und tiefgehendes Verständnis der japanischen Kultur
  • Berufserfahrung im administrativen Bereich, z.B. Office Management, Vertriebsassistenz, etc.
  • Gute Fähigkeiten im Umgang mit MS-Office, insbesondere Excel

Persönliche Anforderungen:
  • Hohe Kommunikationsbefähigung und interkulturelle Kompetenz
  • Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten, gutes Zeitmanagement und Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit für Multitasking
  • Zahlenaffinität, genaues Arbeiten, Flexibilität

Sprachkenntnisse:
  • Japanisch und Deutsch: Verhandlungssicher
  • Englisch: Kommunikationsfähig

Benefits

  • Es handelt sich um eine Vollzeit-Festanstellung (40 Std./Woche)
  • Beginn der Beschäftigung: 1. April 2024 (verhandelbar)

Kontakt

Bei Rückfragen zu dieser Position steht dir Katrin von Bock unter +49 211-749 686-31 gerne jederzeit zur Verfügung.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!